Projektets 5 elementer – 5x5 modellen.
Varje projekt skall vara uppbyggd av 5 elementer och det ska alltid vara möjligt att identifiera dem. Det är nödvändigt att identifiera dem om uppgiften ska lösas som ett projekt. Projektuppgiften fastlägger utgångspunkt för projektet, och vad det önskas uppnå.; omgivningen ger villkor och viktiga sammanhang; intressenterna skapar sina ägarmässiga grunder (fundament) för projektet; projektledning är att fastlägga, hur projektet skall genomföras, inklusive med vilka resurser och med vilket samspel med projektets intressenter – samt att styra förloppet.
Följande element ingår i projektuppgiften:
- Behov och nyttemål. Varför skall projektet genomföras? Utgångspunkten för ett projekt är ett behov, en nödvändighet eller en potential med en aktualitet och attraktivitet. Vilken nytta kommer intressenterna att ha av projektet? Vad är framgångskriterierna? Värdering av omkostnad och resultat(lönsamhet). Funderingar kring mätning av avkastning.
- Uppgiftens omfång och innehåll. Avgränsning av de områden och problemställningar som skall med i projektet – och beskrivningar av vad som inte är med, även om vissa skulle tycka att det var i närheten.
- Mål och produkter. I början är det krav om projektets produkter (lösningar), sedan är det modeller och skisser innan man förverkligar själva produkten. Sedan beskriver man möjliga idéer i lösningen.
- Förändringen. Den förändring som projektet och dess produkter vill/skall medföra i arbetsprocessen, organisation, system, kompetenser, driftprestationer, positioner och värderingar, leverering och användning av produkten.
- Tidsrammen. Krav för genomförande och tidslinjer, på när de konsekvenserna bör vara synliga. Funderingar på de utmaningar och osäkerhet i samband till snäva tidsramar.
Intressenterna
I projekt omvärlden finns intressenter, vars bidrag eller accept behövs för projektets genomförande. Det är personer, grupper, avdelningar och institutioner, som önskar att genomföra projektet, och som är villiga att bidra. Samtidigt kan det finnas grupper som anser att projektet är oviktigt och det kanske finns andra som även vill motarbeta projektet. Det finns fem åtskilda roller (funktioner) som intressenterna kan tillvarata. de kan också ses som typer av Intressenter, men av och till har några av de aktörer flera roller:
- Användare och ägare. Att säkerställa acceptans och användning av projektets produkter.
- Vilja och drivkraft. Att legalisera projektet, att visa vägen och prioritera det i förhållande till andra uppgifter.
- Resursbetydelser, att leverera kunskap, kompetens och arbetsinsats, finansiering
- Formell godkännande. Att ge tillåtelse till projektaktiviteter och lösningar (produkter)
- Allmän accept. Att förhålla sig till projektet och produkterna, avledda verkning på lokalt plan eller i vidare perspektiv.
Bilden av intressenterna är kanske den viktigaste bilden överhuvudtaget. Det är här behovet måste diskuteras och lösningarna ”säljas” och ”köpas”. Det är här förankringen av produkterna ska ske, så det blir till nytta. Bilden visar att intressenterna inte har gemensamt mål och syfte.
Omgivningen
Omgivningen är sammanhängande med projektets produkt och därmed också där projektet skall ingå. De fastlägger villkoren för projektet:
- Marknadsmässiga möjligheter och begränsningar. Efterfrågan, konkurrens, trender, konjunkturförhållande och politiska villkor.
- Teknologiska möjligheter och begränsningar.
- Omgivandesystem, dels system och andra produkter som produkten ska fungera samman med, dels nödvändiga hjälpsystem och dels andra projekt.
- Fysisk miljö, t.ex. plats, lokaler, projektarbetet och för produkterna. Miljömässiga krav till projektarbetet.
Projekt måste begränsas. Gränsen mellan projekt, dess produkter och dess omgivningar måste klaras på väg. De yttre omständigheter, som man ofta beskriver som antagande – saker som vi inte har kontroll över. De projektbeskrivningar och planer bör ha ett avsnitt om ”antaganden” som om dessa förändringar har ägt rum i projektplanen och eventuellt förändras. Egentligen är det bättre att säga att förutsättningarna bör utmynna sig i handlingar i projektplanen: 1) Övervakningen av de faktiska omständigheterna som projektledarna inte kan påverka men måste anpassa sig till, och 2) effekt åtgärder av de faktorer som kan påverkas så att de passar projektet.
Resurserna
Projektarbetet föredrar först och främst kompetenser – kunskaper och färdigheter, som förutom de personer, grupper och organisationer, även uppgifter om de personer i projektet som erhållits genom det. Projektets bemanning blir därmed ett betydelsefullt ämne. Men resurserna är också utrustning, arbetsfaciliteter, maskiner och material. Slutligt projekt kräver pengar, det behöver finansieras.
Inhämtande och användning av resurserna är en viktig uppgift i projektarbetet. Vid styrning kan det vara nödvändigt att skilja mellan processresurser som användes till att utföra projektarbetet, och produktresurserna som byggs in i projektprodukterna.
Projektledning
Projektledning används här som en samlingsformel för planering, organisering, förvaltning och ledarskap. Det är kännetecknande för projektarbetsformen, att vara noggrann och att fastställa hur uppgiften bör lösas. Det är vanligtvis en enkel nödvändighet eftersom många människor måste vara inblandade och många olika aktiviteter som skall genomföras samtidigt eller i nära samverkan med varandra. Men lika viktigt är det att styra och leda på vägen.
Fem elementer för att styra projektledning:
- Leda och styra projektet. Ställa in kursen och ge resultat. Styra kvalitet, produktekonomi, framdrivning, leda och styra projektarbetet och samverkan med intressenter. Det omfattar även byggandet av de styrandeprocedurerna, så att det blir möjligt att göra korrigeringar på vägen för att säkra och för att uppnå önskat resultat.
- Strategi och plan. Ordentlig planering av förfarandet i projektet med strukturering av projektet inom de områden och de utmaningar och val av takten i utbyggnaden av de enskilda komponenterna i projektprodukterna. Fördelning av lämpliga etapper, och deras huvudsakliga verksamhet och milstolpe i varje fas.
- Organisation och samspel: Bygga en behörig projektorganisation som har tillräckligt befogenheter för omvärlden, så att projektet kan genomföras på ett korrekt sätt och den befrias från den andra organisationen. Inrättandet av en kompetent projektledning. Skapandet av samverkan och effektiv kommunikation som kan säkerställa utvecklingen av en lämplig projektkultur och deltagarebeteende och säker arbetsmiljöförhållande, kvalitet och säkerhet. Också en effektiv kommunikation med intressenterna.
- Uppmärksamhetsområdet: De kritiska och osäkra förutsättningarna för projektets genomförande och framgång. Viktigt och utmanande nyutveckling och förändringar. Osäkerhetsfaktorer i samband med det förfarande och de förändrings processer. Osäkerhetsfaktorer i samband med den tidsram, budget och resursplan.
- Lärande: Observera händelser och resultat av projektet och fundera på dess orsaker. Beskriva erfarenheter och få råd och riktlinjer som kan användas senare i projektet och andra projekt.
Tydlig projektledning: Innehållet i rollen som projektledare varierar från projekt till projekt och från företag till företag. I vissa fall kan en handledare ”team ordförande” som själv utför stora delar av det arbete. I andra fall är han ”en administrativ samordnare”, som organiserar möten och kommunikation, planer och rapporter. I andra fall är han en ”drivande kraft och bärare” av extern och intern projektredovisning och dess mål. Istället för att koncentrera sig på handledaren är det oftast bättre att koncentrera sig på det projekt som kräver projektledning.
